Was kostet individuelle Software? Der ehrliche Preisguide 2024

"Kann ich das nicht einfach kaufen?" – Diese Frage stellen sich viele Unternehmer, bevor sie über individuelle Softwareentwicklung nachdenken. Manchmal ist die Antwort ja. Aber in vielen Fällen gibt es keine Standard-Software, die perfekt zu Ihren Prozessen passt.

Dieser Leitfaden erklärt ehrlich, was individuelle Software kostet – und wann sie sich lohnt.

Wann lohnt sich individuelle Software?

Individuelle Software lohnt sich, wenn:

1. Kein passendes Produkt existiert: Ihre Prozesse sind zu spezifisch für Standard-Software

2. Integration erforderlich: Sie müssen verschiedene Systeme verbinden

3. Skalierung nötig: Sie wollen ohne Lizenzkosten-Explosion wachsen

4. Wettbewerbsvorteil: Die Software ist Teil Ihres Alleinstellungsmerkmals

5. Datensicherheit: Sie wollen keine sensiblen Daten bei Drittanbietern

Preisübersicht nach Projektgröße

Kleine Tools und Automatisierungen (5.000 – 25.000 €)

Was Sie bekommen:

• Einfache Web-Applikationen
• Daten-Import/Export-Tools
• Reporting-Dashboards
• Basis-CRMs oder Kundenportale
• Workflow-Automatisierungen

Zeitrahmen: 1-3 Monate

Team: 1-2 Entwickler

Beispielprojekt: Ein Handwerksbetrieb benötigt eine Applikation zur Zeiterfassung mit Projektzuordnung und automatischen Reports. Kostenpunkt: ca. 12.000 €.

Mittelgroße Business-Applikationen (25.000 – 100.000 €)

Was Sie bekommen:

• Vollständige Web-Applikationen mit Benutzeranmeldung
• ERP-Module
• E-Commerce-Plattformen
• Kundenportale mit Self-Service
• Mobile Apps (iOS + Android)
• API-Integrationen

Zeitrahmen: 3-9 Monate

Team: 2-4 Entwickler

Beispielprojekt: Ein Logistikunternehmen benötigt ein Portal für Lieferantenmanagement mit Bestellverwaltung, Dokumenten-Upload und automatischer Rechnungsverarbeitung. Kostenpunkt: ca. 65.000 €.

Komplexe Enterprise-Lösungen (100.000 – 500.000 €+)

Was Sie bekommen:

• Vollständige ERP/CRM-Systeme
• Skalierbare Cloud-Plattformen
• SaaS-Produkte
• Komplexe E-Commerce mit B2B-Funktionen
• KI-gestützte Anwendungen

Zeitrahmen: 6-18 Monate

Team: 4-10+ Personen

Was treibt die Kosten?

1. Komplexität der Geschäftslogik

Je komplexer Ihre Prozesse und Regeln, desto mehr Entwicklungszeit ist notwendig. Eine einfache CRUD-Applikation ist günstiger als eine mit komplexen Berechnungen, Genehmigungsprozessen und Ausnahmeregeln.

2. Integrationen

Jede System-Integration (ERP, CRM, Payment-Gateway, externe API) kostet 3.000 – 15.000 € extra. Alte Systeme ohne moderne APIs sind teurer zu integrieren.

3. Nutzerzahl und Skalierbarkeit

Software für 10 interne Nutzer ist anders gebaut als für 10.000 externe Kunden. Skalierbarkeit hat ihren Preis.

4. Sicherheitsanforderungen

Medizinische Software (DSGVO, MDR), Finanzapplikationen (BaFin) oder kritische Infrastruktur haben höhere Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.

5. Qualitätsniveau

• Automatisierte Tests: +20-30% Entwicklungszeit, aber deutlich weniger Bugs
• Performance-Optimierung: +10-20%
• Accessibility (WCAG): +10-15%
• Umfangreiche Dokumentation: +10-20%

Laufende Kosten nach der Entwicklung

Viele Unternehmen vergessen die laufenden Kosten:

Hosting und Infrastruktur

• Einfache Applikation: 50 – 200 € / Monat
• Mittlere Applikation: 200 – 1.000 € / Monat
• Skalierbare Plattform: 500 – 5.000 € / Monat

Wartung und Weiterentwicklung

Rechnen Sie mit 15-20% der Entwicklungskosten pro Jahr für:

• Sicherheitsupdates
• Bug-Fixes
• Kleine Verbesserungen
• Performance-Optimierungen

Support

• Level-1-Support (FAQ, Dokumentation): Oft intern
• Level-2-Support (Bugfixes): 500 – 3.000 € / Monat beim Entwickler

Standard-Software vs. Individuelle Entwicklung: Break-Even

Eine wichtige Überlegung: Ab welchem Punkt lohnt sich Eigenentwicklung gegenüber Standard-Software?

Beispiel: Sie schauen sich ein CRM für 150€/Nutzer/Monat an.

• Bei 20 Nutzern: 36.000 € / Jahr
• Individuelle CRM-Alternative: ca. 60.000 € Entwicklung + 10.000 € / Jahr Wartung
• Break-Even: Jahr 2

Ab Jahr 3 sparen Sie mit individueller Software Geld – und haben dabei exakt die Funktionen, die Sie brauchen.

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